Formularz dodawania szablonu maila wygląda jak na zrzucie poniżej i jest bardzo podobny do formularza wysłania maila (Formularz wysyłania maila).
Na samym początku należy wybrać nazwę szablonu.
Można również wybrać adresatów szablonu. Są to adresy email, które automatycznie zostaną uzupełnione podczas wysyłki tego szablonu. Najczęściej powinny one pozostać puste, gdyż ideą szablonu jest by taką samą treść wysyłać do różnych adresatów.
Jeżeli jednak wysyłasz np. co miesiąc takiego samego maila do tego samego odbiorcy to można wybrać adresatów. Działanie pola wyboru adresów zostało opisane w formularz wysyłki maila (Adresaci).
Temat również może pozostać pusty.
W szablonie należy uzupełnić treść maila. Podczas wpisywania treści można użyć pól specjalnych (1), które zostaną podstawione pod odpowiednie wartości podczas wysyłki maila. W szablonie mają one kolor szary (2).
Więcej na temat pól specjalnych można przeczytać tutaj: Pola specjalne.
Można również wybrać załączniki, które pojawią się podczas wysyłania tego szablonu. Załączniki można dograć z komputera lokalnego (1) lub wybrać spośród dokumentów znajdujących się w systemie (2) (Jak działa pole wyboru obiektu?).
Niektóre pola formularza zostały ukryte, by formularz był bardziej czytelny. By pokazać te pola należy wcisnąć przycisk Pokaż dane dodatkowe (1).
W danych dodatkowych można wybrać konto mailowe przy pomocy którego będzie słany domyślnie ten szablon (w trakcie właściwej wysyłki konto mailowe można zmienić).
Można równiez wybrać odpowiednią papeterię mailową lub jej brak.
Po wypełnieniu całego formularza należy go zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz zmiany
Informacja
w formularzu należy uzupełnić wszystkie pola z gwiazdką
Formularz posiada możliwość zmiany listy i kolejności wyświetlonych pól (Jak zmienić listę i kolejność pól w formularzach?), a także zdefiniowania domyślnych wartości pól (Jak określić domyślne wartości w formularzu?).